Cómo liderar reuniones efectivas

Las reuniones de trabajo son una práctica imprescindible dentro de las organizaciones. Pero realmente, ¿consideras que todas las reuniones son productivas? ¿cómo podemos conseguir que sean más efectivas? Hoy quiero darte algunas claves que seguro te ayudarán a aprovechar el tiempo que empleas en ellas y por tanto a reducir costes dentro de tu empresa.

Todos sabemos que el tiempo es un recurso escaso y muy valioso, por ello, debemos gestionarlo de la forma más óptima posible. Sin embargo, a diario asistimos a reuniones laborales que no se han programado correctamente, que no tienen un objetivo claro, o que simplemente se convierten en un divagar constante, lo  que supone una importante pérdida económica para tu proyecto. 

¿Sabías que las reuniones son uno de los grandes ladrones del tiempo en una organización? Así es, según el Wharton Center for Applied Research (CFAR) en su informe Better Business Meetings, un empleado desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces, aproximadamente el 18% de su jornada. Según estos datos, una empresa con 100 empleados y con un sueldo medio de 30.000 euros brutos, derrocharía más de 500.000 euros anuales. 

Si además tenemos en cuenta que, el Instituto Francés de Opinión Pública (IFOP) nos indica que pasamos más de un tercio de nuestra vida laboral reunidos, debemos plantearnos seriamente,  ¿qué podemos hacer para cambiar esta situación?

Sin duda, las juntas son una herramienta fundamental del trabajo en equipo y son necesarias para el correcto funcionamiento de nuestra empresa. Suponen una oportunidad de crecimiento, ya que permiten generar una idea de conjunto partiendo de diferentes puntos de vista y además, crean un sentimiento de pertenencia y cohesión.

Por lo que, no se trata de suprimirlas sino de perfeccionarlas y conseguir que sean eficientes, contribuyendo así al logro de los objetivos empresariales, apostando por la optimización de los procesos y la reducción de costes.

A lo largo de mi trayectoria profesional he participado en juntas de todo tipo, tanto convocadas por mí como por otros compañeros, y sé que no es fácil convertirse en un hábil guía de estas reuniones. Por ello, quiero compartir contigo los pasos fundamentales a la hora de llevarlas a cabo, bien sean presenciales o telemáticas. 

Una vez que domines estos pasos y los adaptes a tu proyecto, debes incorporar esta metodología a la política de tu organización. De este modo, conseguirás que todos tus empleados lleven a cabo reuniones efectivas. 

En el panorama actual, las juntas virtuales se han impuesto a los encuentros presenciales, de forma que, a los aspectos que debemos tener en cuenta en reuniones tradicionales, hay que sumar aquellos que son específicos de las telemáticas.

¡Vamos a verlos!

  1. Planifica la reunión, es decir, ¿qué asuntos quieres tratar en ella y con qué fin? 

Es fundamental tener muy claro el objetivo de la junta, que puede ser, compartir información, tomar una decisión o resolver un problema, entre otros. A partir de este objetivo, debes extraer los temas a tratar y el orden en el que lo harás. Recuerda que al principio debes escoger un asunto de discusión más simple que permita a las personas animarse a participar, después continúa con un tema más complejo y por último aborda las cuestiones más triviales.

2.   Decide qué personas asistirán. Tanto si el encuentro es virtual como presencial, ten en cuenta los costes económicos y selecciona a los realmente implicados. 

3.   Establece el día y la hora tanto de inicio como de fin. Es recomendable que cumplas y no te excedas del tiempo establecido, no olvides que no podemos conservar un alto nivel de concentración más allá de 60 minutos seguidos, que incluso se reducen a 40 en el caso de juntas online.

4.   Confirma que todos los participantes reciban la invitación a la reunión junto con el objetivo de la misma, los temas a tratar y el horario y orden establecido para ello. Esto permitirá que los asistentes lleguen preparados y en condiciones óptimas de abordar los asuntos propuestos.

Si el encuentro es virtual asegúrate tanto de que todos reciben el enlace para conectarse, como de que poseen los medios tecnológicos y los conocimientos para poder hacerlo.

Es recomendable enviar un recordatorio minutos antes de que dé comienzo la reunión. ¡Los despistados te lo agradecerán!

5.   La persona que convoca debe ser la primera en asistir o conectarse a la junta ¡Los tiempos marcados están para cumplirlos! La puntualidad debe formar parte de la cultura de nuestra empresa, puesto que es una muestra de respeto hacia los demás.

6.  Los temas a tratar, previamente anunciados en la invitación, deben ser preparados y presentados de forma clara, por aquellos trabajadores que estén directamente relacionados o sean responsables de ellos. Nadie debe monopolizar la reunión. Ten en cuenta que los grupos más efectivos son aquellos en los que todos sus integrantes, expresan su opinión. Como jefe de equipo o team leader, debes conseguir que todos se sientan cómodos para expresar abiertamente sus ideas con respecto al tema propuesto. 

Si surgen aspectos fuera de los puntos planteados, debemos recopilarlos para que la persona se sienta valorada, pero dejar claro que no es el momento para abordarlo y que serán tratados en otra reunión.

7.   Para facilitar el cumplimiento de los horarios previstos, debemos evitar las interrupciones y centrar nuestra atención en los aspectos planteados.

8.      Asegúrate de que todos los asistentes salgan con una idea muy clara referente a las tareas que deben realizar, para conseguir el objetivo de la reunión. Cada acción propuesta debe tener asignado un responsable y una fecha. Además, es importante que hagas un seguimiento para comprobar su correcta cumplimentación. 

9.      Por último, debe quedar un registro de lo tratado. No es necesario transcribir lo que cada miembro del equipo ha expuesto, sino simplemente un resumen donde quede constancia de qué acciones se harán, quién será el responsable de llevarlas a cabo y las fechas en las que serán revisadas esas acciones. Todos los participantes deben recibir una copia a la mayor brevedad.

En definitiva, tanto si la reunión es presencial como si es virtual, no pierdas de vista el objetivo de la misma, maneja los tiempos y consigue la motivación e implicación de tu equipo.

Si necesitas apoyo para implantar en tu proyecto una metodología totalmente adaptada,  que permita optimizar y aprovechar los encuentros entre los miembros de tu equipo, o simplemente quieres potenciar tus habilidades para dirigir una reunión, puedo ayudarte y guiarte mediante mi servicio de consultoría en Dirección y Liderazgo por lo que no dudes en solicitar información a través de los canales de comunicación que te facilitamos.

 “Ninguno de nosotros en tan inteligente como todos nosotros juntos”

Refrán japonés